Wieloetapowy proces relokacji – jak przeprowadzić go bez straty dla firmy?

Decyzja o relokacji biura należy do jednych z ważniejszych decyzji biznesowych firmy. Nie tylko, dlatego że wymaga przeprowadzenia skomplikowanego procesu fizycznej zmiany siedziby – od tej decyzji może zależeć wizerunek organizacji, zaangażowanie i wydajność pracowników czy też kondycja finansowa firmy. Pamiętajmy, że dobre biuro to biuro, które sprzyja rozwojowi organizacji.

Najczęstszą przyczyną relokacji jest koniec umowy najmu dotychczasowej przestrzeni. Wysoka aktywność deweloperów na rynku biurowym w Polsce w ostatnich latach spowodowała, że wybór nowoczesnych powierzchni biurowych znacząco wzrósł. Już niemal standardem jest certyfikowanie nowo powstałych obiektów, co dodatkowo może zachęcać najemców do zmiany siedziby.
Innym powodem przemawiającym za przeprowadzką jest zmiana strategii organizacji. Można się spodziewać, że w efekcie pandemii aspekt ten w najbliższej przyszłości zyska na znaczeniu. Część firm już teraz rozważa zmianę modelu pracy na hybrydowy. Wprowadzenie go może skutkować albo zmniejszeniem zapotrzebowania na wynajmowaną powierzchnię, wzrostem zapotrzebowania na powierzchnie flex albo koniecznością zaaranżowania środowiska pracy stosownie do nowej rzeczywistości i potrzeb pracowników.
W ostatnim roku decyzje o relokacji często podyktowane były potrzebą poszukiwania oszczędności i długofalowej optymalizacji kosztów.

KIEDY I PO CO?

Proces planowania relokacji zaczyna się dużo wcześniej niż fizyczne przetransportowanie potrzebnych sprzętów. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, na ile wcześniej powinno się rozpocząć przygotowania. Zależy to m.in. od wielkości i charakteru organizacji, terminu zakończenia umowy najmu lub potrzeb związanych z konkretnym projektem. Na przeprowadzenie całego procesu od początku do końca dobrze jest mieć około roku, choć zdarzają się przypadki, gdy firmy rozpoczynają go już 3 lata przed wygaśnięciem umowy najmu.
Relokacja powinna być wynikiem dokładnej i przemyślanej analizy, a nie impulsu. Dlatego też na samym wstępie warto zadać sobie kilka kluczowych pytań: czy – a jeśli tak, to dlaczego – moja firma potrzebuje relokacji? Jakie korzyści przyniesie zmiana siedziby? Czy korzyści ze zmiany będą większe niż wyzwania, które ten proces przed nami postawi? Jak na tę perspektywę reagują pracownicy? Czego oczekują od przestrzeni, w której pracują?

GDZIE?

Kiedy potrzeba zostanie już zdiagnozowana, kolejnym krokiem powinien być wybór odpowiedniego miejsca, które będzie nową siedzibą firmy. Poszukiwanie nowego biura należy rozpocząć od analizy potrzeb firmy oraz oczekiwań względem wynajmowanej powierzchni w kilkuletniej perspektywie czasowej. Obok czynników, takich jak liczba pracowników i plany rekrutacyjne, warto wziąć pod uwagę trendy w zakresie optymalizacji i adaptacji przestrzeni biurowej, a spośród nich te, które wiążą się z wprowadzaniem elastycznego czasu pracy, home office oraz desk sharing. Proces zmiany lokalizacji stwarza firmom wiele nowych możliwości, zwłaszcza okazję do aranżacji nowej przestrzeni w taki sposób, by efektywnie wspierała pracowników firmy w realizacji jej celów biznesowych. By tak się stało, trzeba jednak odpowiednią ilość czasu przeznaczyć na stworzenie strategii oraz identyfikację potrzeb, celów, a także wyzwań, które stoją przed organizacją.
Choć pewne czynniki, którymi kierują się klienci przy wyborze nowego biura już od dłuższego czasu zyskiwały na znaczeniu, to ich rola w efekcie pandemii szczególnie wzrosła. Mowa głównie o systemach pozwalających zapewnić użytkownikom przestrzeni jak największy poziom bezpieczeństwa, np. aplikacje do kompleksowego zarządzania biurem czy rozwiązania bezdotykowe.
Coraz większe znaczenie zyskuje również proekologiczność budynku, certyfikaty, takie jak BREEAM czy LEED, potwierdzające, że nieruchomość jest przyjazna dla środowiska. Potencjalni najemcy zwracają uwagę także na nowoczesność zainstalowanych w obiekcie instalacji, w kontekście możliwości zarządzania polityką kosztów eksploatacyjnych, np. systemu BEMS czy HVAC.
Kolejną istotną kwestią jest to, by budynek miał dodatkowe funkcje przyjazne dla użytkowników, np. udogodnienia dla osób przyjeżdżających do pracy rowerem. Firmy coraz częściej zwracają uwagę na elastyczność wynajmowanej powierzchni i możliwości dopasowywania jej do dynamicznie zmieniających się potrzeb.

ANALIZA KLUCZEM DO SUKCESU

Każda zmiana wymaga odpowiedniej koordynacji i zarządzania tą zmianą. Podstawowym zadaniem już na etapie planowania zmiany siedziby powinno być zatem wybranie menedżera projektu, który będzie odpowiadał za koordynację całości działań związanych z przeprowadzką wewnątrz firmy. Wyznaczenie konkretnej, doświadczonej osoby do tego zadania jest kluczowe dla sukcesu całej operacji.
Zgłaszają się do nas firmy, które proces relokacji przechodzą po raz pierwszy. Nie wiedzą, od czego zacząć ani jakie kroki po kolei należy wykonać. Naszym zadaniem jest pomóc im przejść jak najsprawniej przez ten newralgiczny moment w życiu organizacji.
Proces przeprowadzki powinien opierać się na ułożeniu z wyprzedzeniem odpowiedniego harmonogramu wraz z osią czasową, uwzględniającego wszystkie elementy przedsięwzięcia i indywidualne potrzeby firmy. Warto go przygotować już na pół roku przed faktycznym startem.
Następnie, w zależności od ustalonych ram czasowych, przechodzimy do etapu analizy. Może ona ograniczyć się jedynie do fizycznej przestrzeni, kiedy skupimy się na badaniu, co w obecnym biurze nie działa i jak sprawić, by nie powtórzyć tych samych błędów w nowym miejscu. W centrum naszych zainteresowań znajdzie się wówczas akustyka, różnorodność funkcjonalna biura, zwiększenie liczby sal spotkań czy zapewnienie pracownikom dostępu do światła i świeżego powietrza. W przypadku gdy tego czasu mamy więcej, warto pokusić się o zadanie głębszych pytań i zastanowić się, jak środowisko pracy może pomóc nam skuteczniej realizować nasze cele biznesowe. Jeśli jako organizacja chcemy być innowacyjni, zastanówmy się, co musimy zmienić, aby nasi pracownicy częściej wymieniali się pomysłami. Jeśli chcemy szybko reagować na zmiany na rynku, przyjrzyjmy się, jakie elementy obecnego środowiska i sposobu pracy nas spowalniają. Jeśli zadamy sobie takie pytania, w centrum naszych zainteresowań znajdzie się kultura organizacyjna, metody zarządzania i obowiązujące w firmie zasady. Nowe biuro będzie pełniło wówczas funkcję narzędzia wspierającego naszą organizację w realizacji jej celów. Sama przeprowadzka stanowić będzie natomiast okazję do zmiany tego, co na co dzień wydaje się niemożliwe do zmiany.
Przy łączeniu kilku lokalizacji w jedną konieczność zadawania głębszych pytań staje się jeszcze bardziej oczywista. Często bowiem się okazuje, że w odrębnych lokalizacjach wykształcają się odrębne kultury organizacyjne – kultury z własnymi zasadami, symbolami i lokalnymi legendami. Nawet najlepiej zaprojektowane biuro nie wystarczy, aby te odrębne plemiona zaczęły funkcjonować razem jako jeden, spójny organizm. Kluczową rolę w takich procesach odgrywa całościowe podejście do kształtowania doświadczeń pracowników. Należy ustalić, kim chcemy być jako organizacja, jakie zmiany chcemy wprowadzić i dlaczego. W tym celu przeprowadzamy np. warsztaty z zarządem i z pracownikami, dzięki czemu jesteśmy w stanie określić ich potrzeby i obawy związane z przyszłym miejscem pracy.
Obecnie firmy chcą wykorzystać to, czego nauczyły się podczas pandemii i stworzyć pewnego rodzaju hybrydę między modelem, który funkcjonował kiedyś, a tym, który został nam w dużej mierze narzucony przez aktualną sytuację epidemiczną. Pytania, z którymi zgłaszają się do nas klienci, dotyczą głównie tego, w jakich proporcjach łączyć pracę tradycyjną ze zdalną, jaki to może mieć wpływ na ich organizację oraz wynajmowaną przestrzeń.
Na podstawie tych wszystkich danych jesteśmy w stanie wybrać oraz zaprojektować przestrzeń, która wprowadzi firmę na nowy poziom funkcjonowania i pozwoli zaimplementować trwałą zmianę wspierającą określone cele biznesowe organizacji.

GDY NADCHODZI GODZINA ZERO

Poza etapem strategicznym równie istotne jest poświęcenie uwagi kwestiom techniczno-operacyjnym. Jednym z kluczowych elementów jest wybór firmy przeprowadzkowej, która doradzi, w jaki sposób wykonać ją najefektywniej.
Warto wykonać inwentaryzację posiadanego sprzętu i wyposażenia. Pozwoli to zachować porządek w trakcie relokacji, jak również zaraz po niej, gdy każdy z pracowników będzie chciał jak najszybciej przystosować stanowisko pracy w nowym miejscu do swoich indywidualnych potrzeb.
Zmiana siedziby jest okazją nie tylko do pozbycia się zbędnych przedmiotów czy przestarzałych procedur – tworzy się również przestrzeń na wypróbowanie nowych możliwości. Może warto się zastanowić, czy dobrym pomysłem nie będzie wyprowadzenie archiwum na zewnątrz albo przyjęcie systemu tzw. gorących biurek, stanowiącego niezwykle aktualny temat w dzisiejszych czasach. W codziennej rutynie nie ma czasu na kwestionowanie status quo, za to planowana zmiana siedziby skłania do rozważenia różnych usprawnień i nowych rozwiązań.
Istotną kwestią jest również zadbanie o odpowiednie przygotowanie wszystkich przedmiotów, archiwów czy mebli do przeprowadzki. Jeśli posiadamy ważne dokumenty fi…